În gestionarea financiară a unei afaceri, cunoașterea și înțelegerea tipurilor de cheltuieli pe care o societate le poate avea reprezintă un element-cheie pentru succesul pe termen lung. Un aspect care poate influența semnificativ rezultatele financiare ale unei companii este modul în care sunt administrate cheltuielile și mai ales cum acestea sunt deductibile sau nedeductibile din punct de vedere fiscal.
Fiecare afacere vrea să își maximizeze profitul și să își optimizeze costurile, însă adesea antreprenorii se confruntă cu incertitudini cu privire la ce cheltuieli sunt acceptate de legislația fiscală și cum pot acestea să fie gestionate eficient. PSBH Popescu, Nicolau și Asociații oferă consultanță pentru a ajuta companiile să înțeleagă aceste aspecte și să evite erorile care pot duce la sancțiuni sau costuri inutile.
1. Cheltuielile deductibile
Cheltuielile deductibile sunt acele costuri efectuate de societate în scopul desfășurării activității sale economice și care pot fi scăzute din baza de calcul a profitului impozabil. Acestea sunt considerate cheltuieli normale, necesare și justificate pentru obținerea de venituri. De aceea, ele au o importanță majoră pentru orice afacere, deoarece influențează în mod direct valoarea impozitului pe profit pe care societatea îl datorează către stat.
Exemple de cheltuieli deductibile:
- Cheltuieli cu materiile prime: Costurile pentru achiziționarea materiilor prime necesare pentru producerea bunurilor sau serviciilor oferite de companie sunt deductibile. Fie că vorbim de materii prime folosite în producția industrială sau de materiale utilizate în activități de prestări servicii, acestea pot fi deduse în totalitate dacă sunt justificate.
- Cheltuieli cu materialele consumabile: Hârtie, cerneală, produse de curățenie sau alte materiale necesare în activitatea zilnică a firmei sunt considerate deductibile, atâta timp cât există documente justificative care să demonstreze utilizarea lor în interesul afacerii.
- Cheltuieli cu salariile: Remunerarea angajaților, inclusiv contribuțiile sociale datorate de angajator, reprezintă cheltuieli deductibile. Salariile și beneficiile acordate angajaților în scopul desfășurării activității firmei sunt deductibile integral, contribuind la scăderea impozitului pe profit.
- Cheltuieli de marketing și publicitate: Investițiile în promovarea produselor sau serviciilor companiei prin diverse canale (publicitate online, evenimente, materiale promoționale) sunt deductibile, contribuind la creșterea notorietății și la atragerea de noi clienți.
- Cheltuieli cu serviciile prestate de terți: Onorariile plătite avocaților, consultanților financiari sau altor specialiști pentru servicii necesare în desfășurarea activității companiei sunt considerate deductibile.
Notă importantă: Pentru ca aceste cheltuieli să fie considerate deductibile, ele trebuie să fie efectuate în scopul desfășurării activității și să fie însoțite de documente justificative (facturi, chitanțe, contracte).
2. Cheltuielile cu deductibilitate limitată
Pe lângă cheltuielile integral deductibile, legislația fiscală din România prevede și cheltuieli cu deductibilitate limitată. Acestea sunt cheltuieli recunoscute doar în anumite limite sau proporții și nu pot fi deduse integral din profitul impozabil.
Exemple de cheltuieli cu deductibilitate limitată:
- Cheltuielile de protocol: Acestea includ cheltuielile efectuate cu scopul de a menține și dezvolta relațiile de afaceri (mese de afaceri, cadouri pentru parteneri de afaceri etc.). Ele sunt deductibile în limita unei cote de 2% din profitul contabil, la care se adaugă cheltuielile de protocol.
- Cheltuieli sociale: Costurile cu organizarea de evenimente pentru angajați, cum ar fi petrecerile de sfârșit de an sau cadourile oferite cu ocazia sărbătorilor, sunt deductibile în limita a 5% din fondul de salarii. Este important să se respecte această limită pentru a nu risca reîncadrarea lor în cheltuieli nedeductibile.
- Tichete cadou sau de masă: Deși reprezintă un beneficiu pentru angajați, tichetele cadou sau de masă sunt deductibile doar în anumite limite și în funcție de reglementările fiscale în vigoare.
3. Cheltuielile nedeductibile
Cheltuielile nedeductibile sunt acele cheltuieli care nu pot fi scăzute din profitul impozabil deoarece nu sunt aferente activității economice, nu conduc la obținerea de venituri impozabile sau nu respectă limitele prevăzute de lege. Ele au un impact direct asupra rezultatului financiar al companiei și, implicit, asupra valorii impozitului datorat.
Exemple de cheltuieli nedeductibile:
- Dobânzi și majorări de întârziere, amenzi și penalități: Cheltuielile reprezentând dobânzi sau penalități datorate autorităților române sau străine nu sunt deductibile fiscal. Aceasta include și amenzile pentru nerespectarea legislației rutiere, fiscale sau de mediu.
- Cheltuieli cu bunurile lipsă din gestiune sau degradate: Cheltuielile cu stocurile sau mijloacele fixe constatate lipsă sau deteriorate și care nu sunt imputabile nu sunt deductibile. Este necesar ca societatea să demonstreze, cu documente justificative, faptul că aceste cheltuieli nu puteau fi evitate.
- Cheltuieli în favoarea acționarilor sau asociaților: Cheltuielile efectuate în favoarea acționarilor sau asociaților, altele decât cele aferente bunurilor livrate sau serviciilor prestate la prețul de piață, nu sunt considerate deductibile. Aceste cheltuieli pot include plăți excesive sau alte beneficii care nu sunt legate direct de activitatea economică a firmei.
Evitarea confuziilor și rolul unui consultant financiar
Unul dintre cele mai frecvente motive pentru care firmele plătesc mai mult impozit decât este necesar sau riscă sancțiuni fiscale este confuzia între cheltuielile deductibile și cele nedeductibile. Multe companii nu cunosc toate nuanțele legii fiscale sau pur și simplu nu au resursele interne necesare pentru a gestiona aceste aspecte în mod corect.
Aici intervine importanța unui consultant financiar-contabil sau a unei echipe specializate, precum cea de la PSBH Popescu, Nicolau și Asociații, care poate analiza în detaliu structura cheltuielilor companiei și poate oferi recomandări pentru a optimiza fiscalitatea. Aceștia se asigură că toate cheltuielile sunt încadrate corect în una dintre cele trei categorii (deductibile, cu deductibilitate limitată, nedeductibile) și că sunt respectate toate prevederile fiscale pentru a minimiza costurile inutile.
Înțelegerea diferențelor dintre cheltuielile deductibile, cu deductibilitate limitată și nedeductibile este esențială pentru gestionarea eficientă a finanțelor unei companii. Alegerea corectă a cheltuielilor care pot fi deduse și evitarea celor care pot genera costuri suplimentare poate face diferența între o afacere profitabilă și una care se confruntă cu dificultăți financiare.
PSBH Popescu, Nicolau și Asociații își sfătuiește clienții să acorde o atenție deosebită clasificării cheltuielilor și să consulte specialiști în fiscalitate pentru a se asigura că optimizează la maximum beneficiile fiscale și respectă în același timp legislația în vigoare.
